Registrar gastos
Cómo registrar un gasto pagado o a crédito con sus datos del 606, adjuntar la factura, registrar abonos y emitir tú el E41 o el E43 cuando aplica.
En Gastos registras todo lo que paga tu negocio y que no es mercancía para vender: la luz, el internet, el alquiler, un técnico. Cada gasto guarda los datos que pide el 606 de la DGII, puede quedar a crédito y recibir pagos por partes. Gastos está disponible desde el plan Pro; mira los planes en Precios.
Quién puede hacerlo
Por defecto, solo el administrador (admin) ve Gastos: registra, edita y paga gastos, y es el único que puede anularlos.
Registrar un gasto
- Ve a Gastos (grupo Finanzas) y pulsa Nuevo gasto.
- En Datos generales, elige el Suplidor o créalo con Nuevo proveedor. Es opcional para compras informales.
- Escribe el NCF de la factura del suplidor, la Descripción (por ejemplo, «Internet septiembre»), el Tipo (606) y la Fecha de la factura.
- En Factura adjunta, suelta la factura o una foto: PDF, JPG o PNG de hasta 10 MB cada uno. Se sube al guardar.
- En Montos e ITBIS, separa lo que es Servicios y lo que es Bienes, elige ITBIS aparte o ITBIS incluido y la tasa: 18%, 16% o Sin ITBIS. La app calcula el ITBIS facturado.
- En Retenciones y desglose DGII, revisa lo que la app calculó según el tipo de NCF. Con Ajustar montos escribes tú el ITBIS retenido, el ISR retenido y su tipo, el ITBIS de proporcionalidad o llevado al costo, el ISC, Otros impuestos y la Propina legal.
- En Condiciones de pago, elige Pagado ahora (con Pagado con, Fecha de pago y Referencia) o A crédito (con la Fecha de vencimiento).
- Revisa el Resumen financiero y pulsa Registrar gasto.
Los campos de NCF y retenciones aparecen cuando tu negocio está inscrito en la DGII (Preferencias › Datos fiscales). El dinero de un gasto no sale de la caja registradora: se paga por banco, con tarjeta o con efectivo del dueño. Para pagos pequeños en efectivo usa la caja chica.
Consejo: si al guardar ves «Se guardará, pero:», la app te avisa que el gasto no sería deducible: por ejemplo, porque no tiene NCF o es una factura de consumo. Se guarda igual; el aviso es para que lo corrijas si puedes.
Gastos a crédito y abonos
Un gasto A crédito queda Pendiente hasta que lo pagues. Para pagarlo, completo o por partes:
- Abre el gasto y pulsa Registrar pago.
- Escribe el Monto, elige Pagado con (Transferencia / cheque, Efectivo, Tarjeta, Permuta o Nota de crédito) y la Fecha de pago.
- Pulsa Registrar pago.
Con un pago parcial el gasto pasa a Abonado; cuando se completa, a Pagado. La pestaña Por pagar muestra el Total por pagar y todos los gastos pendientes, con su vencimiento y los días que llevan vencidos.
Emitir tú el comprobante: E41 y E43
A veces el comprobante lo emite tu negocio y no el suplidor. Si estás inscrito en la DGII, emites comprobantes y tienes una secuencia vigente, al crear el gasto aparece Comprobante con estas opciones:
- Lo trae el proveedor: el caso normal; escribes su NCF.
- Emitir comprobante de compras (E41): para compras a una persona que no está registrada como contribuyente. El suplidor necesita cédula. La app retiene el 100% del ITBIS y, en servicios, el 10% de ISR.
- Emitir comprobante de gastos menores (E43): para gastos menores. No lleva retenciones, el ITBIS se va al costo y el gasto se registra pagado.
El comprobante se emite con la fecha de hoy, así que la fecha del gasto debe ser hoy, y no se escribe NCF del suplidor. Con facturación electrónica se firma y se envía a la DGII al guardar; con la serie B se asigna un B11 o B13 de tu secuencia. El detalle del gasto muestra el comprobante emitido y su estado, y con un e-CF puedes usar Imprimir comprobante para entregárselo al proveedor. Un gasto con su propio comprobante ya no se puede anular, y solo cambian su tipo, descripción y vencimiento.
El 606
En la pestaña 606, elige el Período y pulsa Descargar TXT para subirlo a la Oficina Virtual de la DGII. Necesitas el RNC de tu negocio en Preferencias › Datos fiscales. Lo explicamos en Reportes fiscales 606, 607 y 608.
Anular un gasto
Abre el gasto y pulsa Anular, con el motivo. El gasto y sus pagos dejan de contar en los reportes, en lo que debes y en el 606.
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