Proveedores y órdenes de compra

En Compras registras lo que le pides a tus proveedores, la mercancía que llega y lo que les pagas. Al recibir, la existencia entra al almacén y el costo de cada producto se actualiza solo. Compras está disponible desde el plan Pro; mira los planes en Precios.

Quién puede hacerlo

• Los roles de administrador (admin) y de compras (procurement) crean proveedores y órdenes, y reciben mercancía.
• Marcar como pagada (o como no pagada) es solo del administrador.
• Para crear un producto nuevo desde una compra o ajustar su precio de venta hace falta además permiso de inventario.

Registrar un proveedor

1. En Compras, abre la pestaña Proveedores y pulsa Nuevo Proveedor.
2. Escribe la Razón Social / Nombre y, si la tienes, el RNC / Cédula: 9 dígitos para una empresa, 11 para una persona. El RNC hace falta para adelantar el ITBIS de sus facturas.
3. Agrega el Correo de Contacto si quieres y pulsa Crear Proveedor.

Un proveedor no se borra: se desactiva con Desactivar. Ya no aparece en órdenes nuevas, pero sus órdenes anteriores se conservan.

Armar una orden de compra

1. Abre la pestaña Nueva Orden y elige el Proveedor (o crea uno con Nuevo proveedor).
2. Toca los productos de la izquierda para agregarlos. En cada línea ajusta la cantidad y el costo unitario; verás el Último costo y el margen que te dejaría al precio de venta actual. Si un producto no existe, créalo con Nuevo Producto.
3. Abajo elige cómo escribiste los costos: ITBIS aparte (el ITBIS se suma) o ITBIS incluido (los costos ya lo traen y la app lo separa), y la tasa: 18%, 16% o 0%. El tipo con el que empieza cada orden se configura en Preferencias › Datos fiscales.
4. Si ya tienes la factura, abre Factura del proveedor: escribe el NCF del proveedor, la Fecha del NCF y adjunta la factura (PDF, JPG o PNG de hasta 10 MB) o tómale una foto.
5. En Más detalles puedes poner la Entrega esperada y Notas.
6. Si la compra ya pasó, activa Mercancía recibida ahora (con el almacén en Guardar en) y, si eres administrador, Ya está pagada (con la fecha y la forma de pago).
7. Pulsa Crear Orden de Compra.

Mientras la orden está Ordenada y sin pagar, puedes editarla por completo. Después solo cambian los datos de la factura y las notas.

Recibir la mercancía

1. Abre la pestaña Recepción de Mercancía y elige la Orden a recibir, o usa Recibir mercancía en la orden.
2. En Guardar en, elige el almacén. Pulsa Recibir todo si llegó completa, o escribe cuántas unidades llegaron de cada producto.
3. Si una parte va a otro almacén, usa Dividir en otro almacén. Con Agregar nota anotas, por ejemplo, cajas dañadas.
4. Si quieres, escribe el No. de conduce y las Notas de la recepción.
5. Pulsa Confirmar Recepción.

Si llega solo una parte, la orden queda Recibida Parcialmente y puedes recibir el resto otro día. Cuando llegan todas las unidades pedidas, la orden pasa sola a Recibida. Si el resto no va a llegar, abre la orden y usa Cerrar (no llegará el resto): la orden pasa a Recibida y lo que falte queda anotado como faltante. Cada recepción queda en el Historial de recepciones.

Pagar la orden

1. En la orden, pulsa Marcar como pagada.
2. Elige la Fecha de pago y la Forma de pago: Efectivo, Cheque / Transferencia / Depósito, Tarjeta de Crédito / Débito, Nota de Crédito, Permuta o Mixto.
3. Confirma con Marcar como Pagada.

Solo las compras pagadas cuentan en los reportes financieros. Una vez pagada, el ITBIS de la orden ya no se puede cambiar; si te equivocaste, márcala como no pagada primero. Los documentos de una orden pagada se conservan y no se pueden eliminar.

Estados de una orden

Cada orden tiene dos estados separados:

• Recepción: Ordenada, Recibida Parcialmente, Recibida o Cancelada.
• Pago: Pendiente de Pago o Pagada.

Solo se puede usar Cancelar orden mientras no se ha recibido nada y no está pagada. Una orden cancelada no cuenta en ningún reporte.

Consejo: si le compras a una persona que no está registrada en la DGII, la orden puede llevar retenciones y su propio comprobante de compras. Lo explicamos en Retenciones y E41 en compras.

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• Reportes fiscales 606, 607 y 608